La rilevazione delle presenze in azienda: ecco come funziona

Presenze in azienda

La rilevazione delle presenze in azienda: ecco come funziona

Tra le esigenze principali di un’azienda vi è la gestione del personale, tra cui anche la rilevazione presenze. Con questo termine, si indica l’attività di registrare la presenza di un determinato soggetto all’interno dei locali aziendali, certificandone gli orari di entrata e di uscita, al fine di elaborare correttamente le buste paga.

Cartellino vs badge

In precedenza, nelle aziende la rilevazione presenze veniva effettuata utilizzando il timbracartellini, ma attualmente sempre più realtà si sono ammodernate traslando verso soluzioni più tecnologiche che permettono di semplificare il lavoro, come i lettori di badge. Questo sistema di rilevazione presenze, infatti, può essere considerato un moderno timbracartellini, che permette di ridurre il consumo di carta e ridurre gli errori umani nei conteggi. Se, infatti, i cartellini devono essere conservati e poi processati manualmente dal dirigente o da un altro addetto (utilizzando fogli di calcolo Excel), i badge comunicano direttamente con appositi software, che elaborano i dati e li restituiscono secondo i parametri impostati. A differenza del cartellino, infatti, il badge è una tessera elettronica che contiene i dati del lavoratore. Apposite app, inoltre, permettono anche al dipendente stesso di controllare le proprie presenze, permessi, ecc.

Perché utilizzare un software per la rilevazione presenze?

Come già detto, effettuare la rilevazione presenze è possibile utilizzando cartellini o badge, e di conseguenza un foglio di calcolo Excel oppure un software apposito. Ma perché questa seconda soluzione è da preferirsi? In primo luogo, per garantire sicurezza degli orari di entrata e uscita ed al contempo permettere ad ogni dipendente di controllare i propri report, rispettando la privacy degli altri dipendenti. I report elaborati dal software, inoltre, vengono restituiti in maniera ordinata e precisa, ottimizzando i tempi impiegati per elaborare le informazioni. Non è necessario trascrivere i dati, e questo vale anche per l’elaborazione dei cedolini.

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Inoltre, è bene precisare che alcuni software per la rilevazione delle presenze permettono anche di gestire i turni e le ferie dei lavoratori. Questo è sicuramente un aspetto importante visto che gestire turni e ferie è un momento piuttosto complesso in qualsiasi azienda. In poche parole, con un software di rilevazione delle presenze è possibile richiedere i giorni di ferie, organizzare i turni di lavoro e richiedere i permessi direttamente online, senza inviare alcuna richiesta scritta. Questo, inevitabilmente, facilita la gestione aziendale.

Le statistiche sempre a portata di mano

Un altro aspetto importante che può indurre un’azienda a puntare su un software per la rilevazione presenze dei lavoratori è la possibilità di avere sempre a disposizione le statistiche. Nelle aziende la possibilità di consultare i dati in qualsiasi momento è sicuramente un aspetto centrale per poter comprendere l’andamento del proprio business. Gli ultimi software di rilevazione presenze permettono di creare dei veri e propri report che coprono periodi di tempo precisi oppure dati che riguardano solo determinate attività come ad esempio le assenze per le malattie, i permessi per la famiglia e molto altro ancora. Questo, in parole povere, permette di avere sempre a disposizione un quadro completo ed aggiornato in merito alle presenze dei propri dipendenti o collaboratori.

In questo modo è possibile programmare dei report mensili oppure settimanali e salvarli sotto forma di file in modo da avere a disposizione tutti i dati necessari per prendere decisioni importanti in ambito produttivo e conservarli in modo sicuro.

Sapere in anticipo se in un mese aumentano i giorni di malattia oppure le richieste di ferie è sicuramente un dato importante che permette di organizzare al meglio il proprio lavoro tenendo conto di tutte le evenienze. Inoltre, è possibile anche calcolare le ore necessarie per poter porre in essere determinati tipi di lavoro, un vantaggio sicuramente importante in termini di competitività ed efficienza.